Ratamestarin ohjeet

Ratamestarin muistilista (päivitetty 22.3.2023)

Linkki 2023 iltarastikalenteriin

Keskiviikkorastit: Jokaiseen tapahtumaan on nimetty vastuullinen ratamestari, jonka tulee kerätä ympärilleen tarvitsemansa avustajat. Vastuuhenkilöt löytyvät iltarastikalenterista. Aina kannattaa hankkia vähintään yksi apuri. Tehtäviä voi jakaa esimerkiksi seuraavasti: Ratasuunnittelu, parkki- ja metsänkäyttölupien varmistus, rastien vienti, iltarastivaunun kuljetus, liikenteenohjaus, tulospalvelu ja rahastus, rastien haku. Jos tapahtumaan on merkattu pyöräsuunnistus, löytyy vastuuhenkilö taulukon PYSU-välilehdeltä. Saman ratamestarin ei välttämättä tarvitse tehdä kaikkia ratoja.

Ratojen piirto: Aloita maastoon tutustuminen ja ratojen piirto ajoissa. Ratoja voi piirtää ainakin seuraavilla ohjelmilla Ocad, Condes ja Purple pen. Ocadiin tarvitaan henkilökohtainen lisenssi ja sitä suositellaan kilparatoja tekevälle, sekä pohjakarttoja muokkaaville. Condesiin löytyy seuralisenssi, josta lisätietoja niko.sorvari@rasti-vihti.fi tai juha.vehmas@rasti.vihti.fi. Condesiin on väsätty myös käyttöohje. Purple pen on ilmainen ohjelma jolla voi helposti tehdä iltarastien kaltaiset radat. Pohjakartat löytyvät seuran drivestä johon on rajoitettu oikeus. Pyydä viimeisin päivitetty kartta kuntojaoston jäseniltä. Muista lisätä karttaan teksti: Ratamestarin puhelin (0400 151 200) ja omatoimirastien kohdalla päivämäärä ja kellonaika mihin asti rastiliput on maastossa.

Noin 1-2 viikkoa ennen tapahtumaa: Muista tarkistaa rastilippu.fi palvelusta kilpailukeskuksen paikka ja opastustiedot. Jos tarvetta muutoksiin, laita tietoa kimmo.salenius@rasti-vihti.fi tai juha.vehmas@rasti-vihti.fi . niin päivitetään opastukset kuntoon ajoissa.

Muutamia päiviä ennen tapahtumaa: Lähetä kartat painoon PDF tiedostoina A4-koossa. A-rata yleensä 1 : 10 000 mittakaavalla ja muut B, C ja D radat mielellään 1 : 7500 mittakaavassa. Painopalvelun osoite on nummela@painopalvelu.fi . Tulostusmäärät voi kertoa helpoiten nimeämällä tiedostot esimerkiksi seuraavasti C_rata_A4_25kpl.pdf, D_rata_A4_20kpl.pdf, jne. Arvioi tulostusmäärät aiempien tapahtumien tai edellisvuoden tulosten perusteella. Omatoimirasteille tilaa hieman enemmän karttoja postilaatikkoon, sekä lähetä tiedostot Kimmolle tai Juhalle rastilippuun lisättäväksi. Muista lisätä radat tulospalveluun, ohjeet tulospalvelun ohjeet sivulla.

Varasto: Kaikki iltarastien järjestämiseen tarvittava laitteisto löytyy varastolta. Ovikoodin voit kysyä ainakin johtokunnan tai kuntojaoston jäseniltä. Koodi muutetaan aika-ajoin. Pidetään se turvassa, eikä jaeta sitä ulkopuolisille.

Emitkapulat eli rastileimasimet: Rastileimasimet ovat arvokkaita ja niiden tulee olla maastossa mahdollisimman lyhyen aikaa. Mielellään vain joitakin tunteja tapahtumaa ennen ja sen jälkeen riippuen tietysti kohteesta. Näin vältetään mahdollinen ilkivalta ja leimasimien katoamiset. Käytössä oleva leimasinsarja löytyy iltarastikalenterista. Tossurasteille on kaksi sarjaa 31-60 ja 117-146 vuoroviikoin, sekä pyöräsuunnistukseen oma sarjansa 147-174

Rastiliput ja omatoimirastit: Rastiliput voivat olla maastossa pidempään kuin leimasimet. Katso iltarastikalenterista tai kuntorastit sivulta jatkuuko sinun vastuutapahtuma keskiviikon jälkeen omatoimirasteina. Omatoimirastit on merkitty iltarastikalenteriin sinisellä värillä. Rastiliput tulee omatoimirasteilla olla maastossa suunnilleen seuraavia omatoimirasteja edeltävään päivään asti. Rastilipuissa ei tarvitse olla rastikoodeja. Ratamestarin tulee lisätä karttoihin teksti milloin rastiliput kerätään pois.

Tapahtumapäivänä: Iltarastivaunussa tapahtumapaikalle kulkeutuvat kaikki tarpeellinen laitteisto tulospalvelua varten. Tienvarsiopasteet löytyvät vaunun etulaatikosta, sekä lähtö- ja maalipukit vaunun sisältä. Vaunuun saa tarvittaessa sähköt invertterillä akusta tai agrekaatin käynnistämällä. Vaunua palauttaessa muista laittaa vaunuun sähköt varastolla, sekä vaunussa tulospalvelulaitteet lataukseen. Tulospalvelusta lisätietoa tulospalvelun ohjeet sivulla

Maksut ja maksutavat: Iltarastivaunun seinältä löytyy kertamaksujen tiedot. Maksutapoina käyvät

seuran jäsenyys, joka oikeuttaa osallistumaan keskiviikkorasteille
rastilippu (ennakkoilmoittautuminen), nämä henkilöt voi ohjata suoraan käyttämän palveluautomaattia
mobiilimaksut (Edenred, Smartum ja ePassi)
korttimaksut iZettle maksupäätteellä, joka toimii ratamestarin puhelimen kanssa. Ratamestarin puhelin (0400 151 200) joka päällä tapahtuman ajan
Käteiskassan pohjakassa on 40€ (varmista ennen tapahtumaa). Tapahtuman jälkeen tilitä käteistulot seuran tilille FI81 5297 0020 2258 85

Johtokunnan hyväksymä toimintamalli koskien kilometrikorvauksia:

Ratamestarilla ja iltarastivaunun kuljettajalla on oikeus kulukorvauksiin

Ratamestari (2 maastokäyntiä, á 0,53€/km) ja iltarastivaunun kuljettaja (1 maastokäynti á 0,62€/km) ovat oikeutettuja seuran maksamaan kilometrikorvaukseen. Verovapaista kulukorvauksista tarkemmin verottajan sivulla
Jos ratamestereita on useita, vain pääratamestari hakee korvauksia ja vastaa korvausten jakamisesta muiden ratamestareiden kanssa.
Maksetut kulukorvaukset ilmoitetaan verottajalle tulorekisteriin

Ohjeet kilometrikorvausten hakemiseen

Kirjaudu jäsenalueelle jäsenrekisteristä löytyvällä sähköpostiosoitteellasi
Klikkaa nimeäsi sivun oikeassaa yläkulmassa ja valitse Hae kulukorvauksia
Valitse valikosta Hae kilometrikorvauksia
Täytä kentät huolellisesti (esimerkki alla) ja lisää myös oma henkilötunnus matkan syy ja reitti -kenttään. Henkilötunnus tarvitaan tulorekisteri-ilmoitusta varten
Seuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja (pääkäyttäjä) tarkistaa hakemuksen, hyväksyy hakemuksen maksuun tai palauttaa korjattavaksi
Rahastonhoitaja suorittaa hyväksytyn hakemuksen mukaisen maksun annetulle tilille
puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja lähettää kuukausittain kertyneet maksutiedot tulorekisteriin.

Esimerkkihakemus: